La mail è indubbiamente lo strumento di lavoro più importante che utilizziamo per comunicare con i nostri interlocutori, siano essi clienti o fornitori.
Ogni giorno inviamo e riceviamo decine (se non addirittura centinaia) di mail. Molte di queste sono scritte in modo superficiale o confusionario e non permettono, a chi le legge, di capire velocemente il contenuto.
Come scrivere quindi una mail in modo corretto?
Mittente
Utilizziamo sempre la mail aziendale! Spesso arrivano mail da indirizzi personali (mionome@gmail.com) perchè magari inserita sul telefono e, nella fretta, non si controlla quale si sta utilizzando. E’ una cosa fastidiosa oltre che brutta a livello di comunicazione, tanto quanto scrivere, sempre come azienda, con vecchi indirizzi gratuiti come interfree o yahoo o altro: non è professionale e la percezione da parte di chi legge sarà sempre di parlare con qualcuno che non è (minimamente) al passo con i tempi.
Destinatari
Mettiamo correttamente i destinatari in modo corretto.
In una mail c’è:
“A: ” identifica il destinatario principale.
“CC: ” è un destinatario per conoscenza, la mail non è destinata proprio a lui ma la riceve perchè è giusto che sappia.
“BCC: ” è un destinatario per conoscenza nascosto, la mail non è destinata a lui ma la riceve perchè è giusto che sappia senza che gli altri (quelli in A: e CC:) sappiano che l’ha ricevuta.
Non inviare mai mail a decine di contatti contemporaneamente in A: e CC:, specialmente di aziende diverse. Per queste cose esistono piattaforme di invio newsletter e si sta andando contro, oltre alle policy del fornitore di posta, anche alla legge sulla Privacy.
Oggetto
Inserire sempre l’oggetto della mail con le parole chiave che descrivono il contenuto.
Sembra una banalità ma tantissime mail vengono inviate senza oggetto. Molto spesso chi legge non ha molto tempo a disposizione, e poter leggere un oggetto con le keyword corrette permetterà all’interlocutore di dare una priorità ed invogliarlo a leggere, oltre che fornire una maggiore ricercabilità futura della missiva.
Cordialità
Iniziare con un saluto. Quando entriamo in un ufficio la prima cosa che facciamo è salutare, perché non farlo anche in una mail?? Il modo più o meno formale dipenderà dal livello di conoscenza.
Presentazione
Se si sta scrivendo ad una persona per la prima volta bisogna anche presentarsi! Dopo il saluto, la seconda riga deve essere utilizzata per dire chi siamo, questo per aiutare chi leggerà a capire meglio il contenuto ed il motivo della mail.
Contenuto
Siamo tutti a lavorare, non c’è tempo da perdere!! Se al telefono o in un meet è giusto, per mettere a proprio agio gli interlocutori, fare un minuto di intro generico (l’argomento padrone di questi tempi è “come va da voi con il covid e la pandemia” o “siete tutti rientrati o ancora in smart working?”) in una mail è bene andare subito al punto per non far perdere tempo a nessuno. Inoltre le mail potrebbero anche essere di consultazione futura e quindi ogni altro scritto può diventare fuori contesto e inutile.
Saluto
Salutare sempre. Alla fine della mail ringraziare denota cortesia e professionalità. “In attesa di notizie, le auguro buona giornata” è sempre gradito.
E non dimenticarsi mai di inserire formule, anche standard come “Distinti saluti”, seguiti da Nome e Cognome (se conosciamo l’interlocutore anche solo il nostro nome va bene).
Firma
Questa fatta una volta viene inserita automaticamente da tutti i client di posta in ogni missiva, quindi è il caso di dedicarci 10 minuti di tempo per ritrovarsela ben fatta ogni volta.
In una firma dovrebbero esserci sempre i dati dell’azienda per cui si lavora, i contatti (se inserire anche il proprio numero è una scelta personale) e una semplice frase che ricorda la riservatezza della corrispondenza, con invito a cancellare se si è sbagliato destinatario. E magari, alla fine, un invito a non stampare per salvare l’ambiente!
Sono tutte cose molto semplici e che con il tempo tendono a diventare normalità, ma fanno salvare molto tempo a chi legge e danno la percezione di parlare sempre con un professionista che conosce il mondo digitale e come ci si comporta in esso.
Provare per credere. E ora sotto a scrivere mail!!
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